Enligt LAGs handläggarstöd
Enligt LAGs handläggar stöd finns det flera orsaker till att utbetalningsärendena måste gå igenom Leaderkontoren. Det är viktigt att informera projektägare att alla utbetalningsansökningar ska skickas till Leaderkontoret för vidarebefodran till Länsstyrelsen. De som kommer till oss kommer vi återsända till Leaderkontoren med information till projektägarna att ärendet skickats dit. Nedan ett utdrag handläggarstödet:

Uppföljning vid ansökan om utbetalning
Om det är möjligt kan LAG hjälpa den sökande att göra ansökan om utbetalning. Observera att det alltid är stödmottagaren som är ansvarig för innehållet i ansökan om utbetalning och skriver under ansökan. I samband med det går LAG igenom lägesrapporten och gör en bedömning av om projektet följer projektplanen. Om det finns avvikelser gör LAG en bedömning av om det krävs en omprövning/extra info till projektet.
LAG noterar på ansökan om utbetalning att ansökan passerat LAG. Om den sökande skickar ansökan direkt till länsstyrelsen ska länsstyrelsen ta en kopia av ansökan inklusive kostnadssammanställningen och ev. slutrapport och skicka till LAG. Detta för att LAG ska få möjlighet att följa upp projektet.

LAG har möjlighet att kontrollera att stödmottagaren lämnat in sin ansökan om utbetalning i tid genom att med jämna mellanrum ta fram rapporten LB_LB008 Projekttidslista. Ta t.ex. fram rapporten första måndagen i varje månad. Välj att söka på en eller två månader framåt. Kontakta projekt som har kort tid kvar till sista dag för ansökan om utbetalning för att kontrollera om de hinner lämna ansökan om slututbetalning i tid eller om de behöver ansöka om förlängning av projekttiden.
3  Uppföljning under projekttiden
Utöver den uppföljning som sker i samband med ansökan om utbetalning kan LAG följa upp enskilda projekt genom besök på plats, telefonsamtal eller e-post. Det kan t.ex. vara aktuellt om ett projekt inte lämnat in någon ansökan om utbetalning/lägesrapport på länge.
 
Goda råd: Sammankalla till projektledarmöten där projektledaren får gå igenom läget i projektet med LAG och andra projektledare. Detta är ett effektivt sätt att skapa nätverk mellan olika projekt.

Förhindra misstag och fel i ansökan som kan ge sanktioner
Ännu ett mycket starkt argument för att Leaderkontoret får inblick i utbetalningsärendena; låt säga att man i projektet tagit upp en kostnad som inte är berättigad, alltså köpt material som inte fanns upptaget i projektplanen och i budget. Om ärendet kommer in till Länsstyrelsen måste vi handlägga detta och om något visar sig vara fel är vi skyldiga att begära sanktion. Om Leaderkontoret istället märker misstaget så finns det en ärligare chans för projektägaren att reda upp detta innan en omöjlig situation uppstår.

Rak kommunikation i rätt ordning och med rätt budskap
Vi har nu börjat få in en del samtal gällande utbetalningsärende och det är som vanligt viktigt att vi går ut med rätt budskap och att vi hjälper projektägarna. I samtliga fall har vi behövt vända oss till Leaderkontoren som när utbetalningsärende skickats direkt till oss måste underrättas om läget. Det tar tid jämfört med om Leaderkontoret redan känner till ärendet eller de handlingar som skall diskuteras.

Erfarenheten
Västra Götaland som har erfarenhet inom LEADER rekvistion och ansökningar: har följande ärende gång av rekvisitionen;
 
Rekvisition in från projektägare till LAG som granskar och gör en utvärdering av projektet samt går igenom kostnadsunderlaget för att underlätta arbete för LST samt undvikande av onödiga sanktioner och LAG skickar vidare underlaget (rekvisitionen) till länsstyrelsen som sen handlägger och beslutar.